Au sein du processus de planification de la chaîne logistique d'une entreprise, la rupture des silos fonctionnels et l'intégration des différents secteurs d'activité concernés ont été depuis longtemps encouragées. Cependant, même avec l'adoption de systèmes de gestion intégrés, l'obtention de résultats tangibles et quantifiables reste un défi pour la plupart des entreprises. Dans ce scénario, les entreprises mettent de plus en plus en œuvre le plan industriel et commercial (PIC ou S&OP en anglais), en utilisant des pratiques simples visant à améliorer simultanément les coûts (niveaux de stock et coût de production) et les services (disponibilité du produit).
Ces résultats globaux sont obtenus en améliorant le plan industriel et commercial, basé sur un équilibre non seulement entre la demande et la disponibilité du produit (englobant la production et les approvisionnements), mais également entre le volume et la gamme de produits.
Les facteurs de succès critiques
Le PIC est fondamentalement un processus assez simple, qui englobe deux activités - les méthodes de prévision de la demande et la planification des stocks - déjà discutées lors de réunions et exécutées par une entreprise. Cependant, pour réussir, le PIC nécessite la combinaison de plusieurs facteurs, à savoir:
L'engagement de l'entreprise
Le premier aspect à considérer concerne le degré d'implication effectif de l'organe de direction de la société dans le PIC. À quelle fréquence les gestionnaires sont-ils présents aux réunions et quel est leur niveau d’interaction en matière de prise de décision?
Le deuxième aspect concerne l’implication de toutes les zones directement ou indirectement touchées par le processus de planification des stocks. Comme exemple de domaine indirectement lié, nous pouvons citer la maintenance ou l’ingénierie. Dans certains cas, il peut être nécessaire de passer de l’interruption programmée à la maintenance pour libérer de la capacité de production et répondre à la planification de la demande. Sur la base de cet exemple, il est possible d'identifier l'importance non seulement de la présence de tous les domaines liés à la planification des besoins en composants, mais également que les responsables de ces domaines ont le pouvoir de prendre des décisions.
La planification des réunions
En raison des nombreux événements qui peuvent avoir un impact sur le plan industriel et commercial, les réunions PIC sont très souvent sujettes à un manque de concentration et à des discussions sur des points spécifiques et moins pertinents. Ainsi, les réunions devraient être planifiées de manière à suivre un ordre du jour défini pour les principaux points à discuter afin d'éviter que des questions mineures ne gagnent une importance excessive.
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La définition des responsabilités
En plus de clarifier les responsabilités des gestionnaires de chaque domaine du plan, il est conseillé de désigner un sponsor et une personne responsable du PIC dans son ensemble. Il incombe au commanditaire de garder toute l’attention de la société sur le processus; éliminer les obstacles éventuels pour incorporer les ressources supplémentaires nécessaires (participation de nouvelles personnes ou acquisition d'outils) et, enfin, apporter un soutien général au processus. En ce qui concerne la personne en charge du plan, sa responsabilité principale est de gérer l'exécution de chaque étape du processus, y compris le respect des délais impartis, et de tenir des réunions de planification.
L'horizon de planification
Cela concerne non seulement la période de planification totale, mais aussi le moment où la planification devient plus détaillée (par exemple, la planification de cinq mois, mais en détaillant la composition de la production du prochain mois uniquement), et la présence ou l'absence d'une période de planification gelée. L'importance de ces définitions est basée sur les besoins spécifiques de planification de chaque département concerné. Par exemple, le service en charge des approvisionnements peut exiger la planification de la demande à trois mois en raison des contraintes d'achat, alors que la production peut être indifférente aux besoins à long terme, mais exiger un plan pour le mois prochain, en raison de son calendrier de production.
Les outils de support
Dans tout processus de planification nécessitant des techniques de prévision de la demande, l'utilisation de logiciels et de modèles de données démontre clairement que les décisions prises tiennent compte de tous les compromis impliqués dans le problème. Par exemple, il est possible d'optimiser certains modèles de prévision en utilisant plusieurs outils de planification de la demande et en utilisant un logiciel permettant plus de précision, de transparence et d'agilité au cours du processus.
Il convient de noter que l’utilisation d’outils pour chacune des activités de planification ne dépend pas de l’existence d’un PIC, et elle peut avoir lieu avant ou après la mise en œuvre du PIC. L’utilisation de ces outils, associée au PIC, a pour effet d’amplifier leurs potentialités. On passe ainsi de l'obtention de gains locaux à un gain intégré lié à l’efficacité de la planification.
Le suivi financier
Les réunions du PIC peuvent être utilisées pour surveiller et examiner le budget global de l'entreprise, non seulement du point de vue du volume, mais également du point de vue des revenus et de la rentabilité. Cette influence sur l’aspect financier se traduit par de possibles changements dans la planification de la composition des ventes. De cette manière, il est conseillé d’évaluer l’impact de toutes les alternatives de planification discutées au cours des réunions. Cette évaluation peut être effectuée avant la réunion proprement dite, ou même pendant la réunion, ce qui donne plus de flexibilité et de dynamique au processus. Cependant, les outils d'aide à la décision doivent être plus efficaces.
La documentation du processus
Le degré de formalisation d'un plan industriel et commercial est généralement étroitement lié au niveau de documentation du processus. Ainsi, les PICs réussis doivent avoir une politique de planification détaillée et documentée incluant les participants, les responsabilités, les délais et les objectifs pour chaque étape du plan.
Le suivi de la performance
Conformément au volet de suivi financier, le suivi du PIC devrait porter sur la performance dans son ensemble, ainsi que sur les activités de chaque service impliqué dans le plan pouvant avoir une incidence sur sa performance finale.
Du point de vue du résultat final du plan, il est important de surveiller la disponibilité des produits pour les ventes et les niveaux de stocks, en plus, bien sûr, des résultats financiers de la société dans son ensemble. À cet égard, il est conseillé d'utiliser un tableau de bord approprié pour la chaîne d'approvisionnement. En ce qui concerne les activités spécifiques de chaque service participant au processus de planification, nous pouvons citer l’exactitude des prévisions de ventes, l’exécution du plan de production et la productivité finale de la période.
Conclusion
Sur la base de cette liste de facteurs critiques de succès, on peut en conclure que, bien qu’apparemment simple, la mise en œuvre du plan industriel et commercial peut être compliquée. Cependant, la conclusion la plus importante est que, lorsque l'on considère le déploiement du PIC comme un processus évolutif, les actions requises pour atteindre un stade satisfaisant du point de vue des résultats ne sont pas complexes. Par conséquent, il n'y a aucune raison de craindre la mise en œuvre d'une telle pratique. Il peut être initié de manière très simple et évoluer en termes de complexité et d’investissements. Les résultats positifs obtenus par le PIC prouvent que les entreprises peuvent avoir une confiance croissante dans le processus, et sont encourageantes pour les entreprises qui n’ont pas encore pris les devants.
